Documentos, arquivos, rotinas… sua empresa está protegida?
Não é raro vermos empresas bem estruturadas e preocupadas em cumprir as suas obrigações legais, sucumbirem diante de uma demanda judicial, pelo simples fato de não encontrarem nos seus arquivos um simples documento para provar que não fizeram nada de errado.
Situação corriqueira nos Tribunais é a condenação de empresas ao pagamento de adicional de insalubridade porque embora tenham investido um bom dinheiro na compra dos E.P.I.s(Equipamentos de Proteção Individual), alguém, por distração ou por falta de orientação se esqueceu de anotar a entrega e colher a assinatura do empregado que o retirou. Entregar um simples protetor auricular ou um par de luvas e não registrar a entrega, pode ser interpretado como ausência de entrega.
Uma boa gestão de documentos e a criação de procedimentos e rotinas são imprescindíveis no dia a dia de uma empresa para evitar aborrecimentos.
A seguir relacionaremos algumas providências que serão extremamente úteis, para que o seu advogado possa lhe defender adequadamente numa eventual demanda judicial.
Vamos lá:
– Crie uma rotina de admissão de empregados, utilize formulários e faça um check-list, isto evita esquecimentos e não se esqueça do exame médico admissional e de que qualquer desconto precisa ser autorizado por escrito;
– Se a sua empresa tem mais de 10 empregados, o registro do ponto é obrigatório, podendo ser mecânico, biométrico ou até manual, independentemente da forma utilizada, o arquivamento destes registros é extremamente importante. No caso do registro manual, não permita que os empregados anotem diariamente o mesmo horário de entrada e saída sem considerar as variações de minutos, o registro deve ser feito pelo próprio empregado e deve expressar a realidade com exatidão;
– Dependendo da atividade da empresa, pode haver a necessidade de utilização de EPIs. Utilize fichas de controle de entrega dos EPIs e ao entregá-los peça a assinatura do empregado e registre a data. Em geral os E.P.I.s têm um prazo de validade e precisam ser substituídos periodicamente, sob pena de serem considerados ineficazes;
– Mantenha as licenças, alvarás, laudos e exames periódicos em dia e devidamente arquivados para eventual necessidade futura;
– Ao promover um treinamento, não se esqueça da lista de presença. Se a sua empresa resolveu promover uma palestra sobre assédio moral e assédio sexual no ambiente de trabalho, registre isto;
– No momento do desligamento, solicite o exame médico demissional, solicite também que o colaborador demitido preencha um questionário de demissão (feed back) e quite todas as verbas rescisórias dentro do prazo estabelecido pela legislação.
Documente tudo, colha assinaturas, arquive adequadamente e pelo tempo necessário, crie esta cultura na sua empresa. Fazer a coisa certa e não documentar pode ter as mesmas consequências de não ter feito.
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